RADARBEKASI.ID, BEKASI – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Disarpus) Kabupaten Bekasi mengajak seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) untuk menyimpan dokumen di depo arsip yang telah disediakan.
Hal ini disampaikan oleh Pelaksana Tugas (Plt) Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Bekasi, Dwy Sigit Andrian. Menurutnya, kewajiban untuk menyimpan arsip di depo arsip telah diatur dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
BACA JUGA: Disarpus Kabupaten Bekasi Dekatkan Masyarakat dengan Buku
Sigit menjelaskan, penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
“Penyusutan arsip ini dilakukan untuk menjalankan regulasi yang sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, yang merupakan pelaksanaan dari Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, khususnya Pasal 61 (b). Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun harus dilakukan dari pencipta arsip di lingkungan satuan kerja pemerintah daerah ke lembaga kearsipan daerah,” jelas Sigit.
Lebih lanjut, Sigit menjelaskan bahwa retensi arsip merupakan masa simpan suatu arsip. Dengan adanya sistem ini, arsip milik pemerintah daerah akan tetap aman dan dapat diakses kembali jika dibutuhkan di kemudian hari.
Untuk memindahkan arsip inaktif dari perangkat daerah ke lembaga kearsipan daerah, Sigit memaparkan beberapa langkah yang harus dilakukan. Antara lain pastikan masa retensi aktif arsip yang akan dipindahkan telah berakhir.
Perangkat daerah harus memiliki daftar arsip aktif yang akan dipindahkan, yang terdiri dari Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas.Arsip yang akan dipindahkan harus sudah tertata dengan rapi di dalam boks arsip.
Terakhir, ajukan surat permohonan pemindahan arsip inaktif dengan melampirkan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan dan surat pernyataan autentikasi arsip yang ditandatangani oleh pimpinan pencipta arsip.
Setelah itu, lembaga kearsipan daerah akan melakukan verifikasi terhadap kondisi fisik arsip di kantor arsip dan mengeluarkan surat persetujuan pemindahan arsip inaktif kepada perangkat daerah yang menyerahkan arsip tersebut.
“Kami berharap perangkat daerah supaya dapat memahami terkait masalah kearsipan sebagai dokumen negara yang perlu diamankan dan terjaga,” jelasnya. (and/*)
